۶ دلیل برای سیستم سازی کسب‌ و کار

سیستم سازی کسب و کار
  • مدیریت کسب و کار
  • ۱۳۹۹-۰۱-۰۷
  • 27

آیا زمان زیادی را صرف کار می‌کنید ولی احساس می‌کنید به هیچ چیز نمی‌رسید؟ اگر یک هفته سرکار نروید، شرکت از هم می‌پاشد؟ آیا صدها پیام منتظر دریافت پاسخ شما هستند؟ اگر چنین است، برده کار خود هستید و این نشانه واضحی از عدم مدیریت صحیح سیستم‌ها یا همان سیستم سازی کسب و کار، یعنی نخ‌های تشکیل دهنده پارچه کسب و کار شما است.
سیستم سازی کسب‌ و کار یکی از ضروری‌ترین فن‌هایی است که مزایای بسیار زیادی را برای کسب‌ و کار شما به همراه خواهد داشت.


منظور از سیستم‌ سازی چیست ؟
اصولا هر کسب ‌و ‌کاری یک سیستم است. یعنی مجموعه‌ای از فرایندهایی که به هم وابسته‌اند و در کنار هم ارزشی برای ذینفعان آن، ایجاد می‌کنند. بنابراین می‌توانید با اصلاح سیستم¬‌ها و توجه بیشتر به آن‌ها، به نتایج بهتری دست پیدا کنید.
برای رسیدن به بیشترین بهره‌وری در کمترین زمان ممکن، نیازمند ایجاد سازوکارهایی برای انجام کارها هستید که این سازوکارها مقرون به صرفه، و در عین حال اثربخش‌ترین روش باشد. این ساده‌ترین تعریف ممکن از سیستم‌سازی در سازمان است و می تواند مقدمه‌ای برای ساعت‌ها آموزش توام با کار عملی باشد.
بسیاری از مدیران چه در کشور ما و چه در سطح جهانی، هم تعریفی کامل از سیستم‌سازی در ذهنشان است و هم ضروت آن را به طور کامل درک کرده اند، اما از خلق یک سیستم کارآمد ناتوان هستند.
از طرفی بهترین سیستم برای توسعه پایدار کسب‌وکار، سیستمی است که بتوان در آن کارها در با کمترین دخالت صاحب کسب وکار و در ابعاد بالا انجام داد طوری که تمام کارها بتوانند با همان کیفیت تعیین شده ارائه شوند.
با توجه انچه گفته شد در ادامه شش دلیل اصلی سیستم سازی کسب و کار را بررسی می‌کنیم.


۱- رهایی از شخصیت محوری
اکثر شرکت‌ها به‌جای اینکه بر اساس سیستم اقدام به سازمان‌دهی کنند این کار را حول کارکنان ‌محوری که در آن شرکت مشغول به کار هستند انجام می‌دهند؛ زیرا مدیران اغلب بر این باورند کارمندانی استخدام می‌کنند که خود می‌دانند چه‌کاری باید انجام دهند؛ ازاین‌رو، شرح کار کارمندان به‌درستی مشخص نیست و اگر مشکلی پیش آید کسی پاسخگو نیست.
لازم است مدیران دستورالعمل‌هایی را برای نحوۀ اجرای دقیق کارها تدوین کنند تا کسب‌ و کار بتواند بدون تکیه‌بر آن‌ها یا هیچ شخص دیگری مسیر پیشرفت خود را طی کند. معماری سیستم از طریق جایگزین کردن روال‌ها و فرآیندها با اشخاص، به کسب‌ و کار ثبات بخشیده و از وابستگی کسب‌ و کار به اشخاص کم می‌کند.


۲- پایداری در کسب موفقیت‌ها
مدیرانی که سیستم کسب‌ و کار خود را معماری کرده باشند، از شانس بیشتری برای حضور پایدار در بازارهای رقابتی برخوردار هستند. این شانس بیشتر به دلیل سامانمند بودن کارها، تثبیت دستاوردهای قبلی و روبه‌جلو بودن آن‌ها است. این در حالی است که در کسب‌ و کارهای فاقد سیستم ممکن است در هر مرحله از مسیر، تمام دستاوردها از بین بروند و کسب‌ و کار از هم فروبپاشد.


۳- کاهش خطای کارکنان
یکی از مهم‌ترین علت‌های نیاز به سیستم سازی کسب‌ و کار، کاهش خطاها و شفافیت بیشتر عملکردهای کارکنان است. شفافیت بالا در نحوۀ اجرای کارها کمک می‌کند خطاهای کارکنان به میزان فراوانی کاهش ‌یابد.


۴- ایجاد پایگاه دانش
دانش و تجربه‌های کسب‌شده در طی سال‌های فعالیت یک کسب‌ و کار یکی از سرمایه‌های هر کسب‌ و کاری محسوب می‌شود. در صورت نبود یک سیستم مدیریتی کارآمد ممکن است با جدا شدن یک یا چند نفر از کارکنان که در شرکت مسئولیتی به عهده داشتند، کسب‌ و کار دچار اختلال شود. سیستم سازی با جمع‌آوری و نگهداری روش‌های کاری و دانش‌های کسب‌شده نوعی استقلال هویتی برای کسب‌ و کار به وجود می‌آورد به‌گونه‌ای که با جدا شدن کارکنان مختلف بتواند بدون هیچ‌گونه مشکلی به مسیر خود ادامه دهد.


۵- کمک به تصمیم‌گیری به‌موقع و مطمئن
سیستم سازی سیستم کسب‌ و کار کمک می‌کند از داده‌های مختلف ایجادشده در مسیر کسب‌ و کار، اطلاعات مختلف برای تصمیم‌گیری، جمع‌آوری، پایش و تحلیل کرد و این امر به مدیران در تصمیم‌گیری به‌موقع و مطمئن کمک می‌کند.


۶- کمک به مدیریت زمان برای مدیران
بسیاری از مدیران فکر می‌کنند که باید بیشتر کارها را خودشان انجام دهند؛ چون احتمالاً کارمندانشان به‌اندازه آن‌ها توانایی انجام کارها را ندارند، همین تفکر موجب می‌شود زمان زیادی صرف انجام کارهایی کنند که از طریق افراد دیگر هم می‌تواند انجام شود درصورتی‌که به‌وسیله سیستم سازی کارآمد کسب‌ و کار می‌توانند بیشتر کارهایی را که تا قبل از آن خودشان مجبور بودند انجام دهند، به کارمندان واگذار کنند و خود به رشد و توسعه هرچه بیشتر کسب‌ و کار بیندیشند. وجود سیستم در یک کسب‌ و کار اعتماد به یکسری از استانداردها است که زیاد به اشخاص اتکایی ندارد.


استفاده از روش سیستم سازی به زمان و تلاش نیاز دارد. به دنبال کمال نباشید، اما کاری کنید که این مدل موفق عمل کند. این رویکرد منظم، بیشترین کنترل بر کسب‌ و کار و زندگی را به ارمغان می‌آورد.

فهرست مطالب

4.4/5

این مقاله‌های مرتبط هم بخوانید

Enter 2 - 6 دلیل برای سیستم سازی کسب‌ و کار

خوش‌آمدید